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Squads: como atuamos nesse formato com os times de SEO e Analytics

Você já deve ter ouvido falar do modelo de squad. Essa metodologia, que vem ganhando cada vez mais espaço, foi difundida pelo Spotify nos últimos anos e muitas empresas já adotam esse formato de trabalho.

Resumindo, os squads funcionam mais ou menos assim: é um modelo que preza, basicamente, pelo autogerenciamento e pela agilidade nos processos, dividindo uma empresa em pequenos “times” que se tornam responsáveis por determinadas demandas do início ao fim.

Nos últimos dois anos, a Lume tem atingido resultados extremamente positivos em relação ao negócio, o que refletiu em um aumento do time (mais de 200% de 2020 a 2022) e, com isso, na necessidade de encontrar um modelo de trabalho que fizesse mais sentido para esse novo momento da empresa.

E por que não testar a metodologia de squads com os times de SEO, Analytics e as áreas administrativas? Foi assim que em janeiro de 2022 começamos a atuar nesse formato, dividindo as áreas em squads.

Entendendo as principais “dores” da operação

De acordo com o COO da Lume, Cristian Magalhães, para além do crescimento da Lume nos últimos anos, o modelo de trabalho também começou a ser revisto por alguns outros motivos.

Na foto está o COO da Lume, Cristian Magalhães. Ele tem cabelos escuros, curto e está sorrindo com as mãos no bolso da calça. Ele veste uma camisa azul marinho com o logo da Lume no centro em amarelo claro. Ao fundo, existem alguns bancos e a iluminação do sol em alguns vidros. O chão é verde em grama sintética baixa. A imagem representa a sua fala sobre os squads.

Um dos grandes pontos que levou a Lume a mudar foi a necessidade de criação de lideranças para além dos diretores da empresa. 

“Eu e o Anderson (CEO da Lume) sempre estivemos na linha de frente da operação e também da direção da Lume. Com o constante crescimento, começamos a avaliar como poderíamos ficar numa posição mais estratégica e criar lideranças para nos ajudarem na cultura e tocar os projetos com os clientes”, lembra.

Com a nova metodologia de trabalho, temos os POs dos squads e os líderes de tribos. “As tribos são composições de squads. Então, por exemplo, quando os squads 1, 2 e 3 se somam, formam uma tribo. Hoje,na Lume, trabalhamos com a tribo de SEO e a tribo de Data, onde possuímos lideranças que tocam os projetos com os clientes”, conta Cristian. 

Consequentemente, outra dor interna era a estrutura mais generalista, com profissionais que atuavam em diferentes áreas ao mesmo tempo, o que diminuía muito a capacidade de aproveitar e desenvolver as habilidades individuais de cada um.

Além disso, a estrutura era muito mais focada na execução e na entrega das tarefas do que no resultado do projeto em si. Ao longo do tempo, viu-se a necessidade de ter um responsável para isso e alguém designado para se preocupar com o andamento dos projetos junto aos parceiros.

Outra “dor” percebida na estrutura antiga era a dificuldade em conectar as áreas. Por exemplo: em um projeto de SEO, as etapas de Tecnologia e Conteúdo aconteciam em momentos diferentes e dificilmente “se conversavam”.

Em resumo, constatamos as seguintes dificuldades na operação

  • Falta de novas lideranças
  • Estrutura muito generalista
  • Pouca capacidade para desenvolver os profissionais
  • Estrutura focada nas entregas e não nos resultados
  • Baixa conexão entre as áreas

Todos esses pontos de atenção fizeram com que olhássemos para o mercado à procura do que precisávamos operacionalmente para ter uma equipe escalável e para conseguir desenvolver as pessoas, criando um time cada vez mais especialista e sem sobreposições de função. 

Sem querer reinventar a roda, fomos atrás de um método já validado no mercado e que auxiliasse no desenvolvimento dos pontos fracos da operação. 

Daí que surgiu a ideia de criar squads de SEO e Analytics. Isso porque dentre os benefícios que a metodologia promete, estão: mais produtividade, autonomia, alinhamento, desenvolvimento e colaboratividade. 

Saindo da teoria para a prática

O ano de 2021 foi de muito estudo para entender como implementar a metodologia com os times. Para Cristian, um dos grandes objetivos era ter um time multidisciplinar formado por especialistas e, acima de tudo, autogerenciável. 

Na imagem o COO da Lume, Cristian Magalhães, está de pé falando. No seu lado esquerdo tem um monitor de televisão onde estão algumas frases escritas com o fundo azul. Ele está apresentando essas informações dos squads para os profissionais da Lume. Sentados estão três profissionais e, nas suas frentes têm garrafas de inox e os seus notebooks.
Reunião no final de 2021 com todo o time no Instituto Caldeira, em Porto Alegre.

“A gente dá aos squads autonomia e autogerencimento para a tomada de decisões. É um núcleo pequeno que cuida de determinados projetos e tem total liberdade para conduzir essas demandas. Com isso, o nosso foco era gerar mais produtividade, um maior alinhamento e colaboratividade entre os profissionais”, comenta Cristian.

Após definir como seria a nova estrutura, uma reunião com todo o time ocorreu no final de 2021 onde foram apresentadas as principais mudanças e, acima de tudo, explicado ponto a ponto de como tudo aconteceria, levando todo o suporte necessário para deixar o time tranquilo e motivado.

Principais desafios

Os squads foram implementados na Lume em janeiro de 2022 e algumas mudanças já tiveram que ser feitas, porém o resultado até agora é extremamente positivo. 

Porém, durante as etapas, naturalmente algumas dificuldades foram surgindo. Algumas delas foram:

  • Traduzir o método para a realidade da empresa
  • Trazer a ideia para o time e colocar em prática com o engajamento de todos
  • Testar e fazer possíveis ajustes de maneira rápida
  • Conquistar eficiência com o método

Pouco mais de seis meses da implementação dos squads, já é possível constatar algumas conquistas, como maior autonomia e autogerenciamento do time como um todo, com profissionais muito mais focados no que realmente são bons. 

“A gente já percebeu as entregas com ainda mais qualidade, um atendimento extremamente focado no cliente e áreas bem estruturadas e com responsabilidades definidas”. 

Cristian Magalhães, COO da Lume.

Até o final do ano novas mudanças devem acontecer. De acordo com Cristian, esse é um modelo de trabalho “vivo”. Ou seja, está sempre mudando. 

“Eu vejo que nos próximos meses vamos estar aprendendo muita coisa ainda, ajustando poucos pontos em relação a atuação de cada um, mas acredito que vamos continuar tendo ganhos na eficiência e qualidade das entregas”, prevê. 

Mais clareza para definir indicadores

O crescimento da Lume chegou a um determinado ponto em que era necessário definir indicadores que nos mostrassem aonde queríamos chegar. 

Em paralelo à mudança para o formato de squads, definimos os OKRs da empresa. E, consequentemente, essa virada de chave para os squads nos ajudou muito a trazer mais clareza sobre esses norteadores.

“Levamos isso para o time e eles nos ajudaram a chegar nesses indicadores. Já tínhamos objetivos bem claros, mas como iríamos saber que estávamos ‘chegando lá’?”, conta Cristian.

O método ajudou a chegarmos em indicadores claros em relação ao desempenho e eficiência operacional, além do sucesso do cliente. Os dados são acompanhados semanalmente pelos squads responsáveis, onde cada time possui os seus próprios indicadores e podem definir ações para atingir os objetivos alinhados para o ano.

Dicas para quem quer implementar squads

Como mencionamos anteriormente, ao longo da implementação dos squads na Lume, tivemos grandes aprendizados e, mais do que isso, seguimos aprendendo.

Compartilhamos, abaixo, algumas dicas para quem deseja fazer uma mudança dessas na operação: 

  • Não tente reinventar a roda: evite criar nomes novos, métodos ou rotinas diferentes das sugeridas no modelo de squads. Pelo contrário, tente traduzir o que há de bom para aplicar na sua empresa.

  • Implemente, teste rápido e ajuste o que for necessário (sem medo!): fazer adequações será necessário e não significa que a mudança não dará certo. Cada empresa funciona de uma forma, com culturas diferentes e, por isso, ajustes devem ser feitos para se chegar no resultado desejado.

  • Tenha em mente que não existe mudança "sem dor": vai ser difícil e pode até parecer ‘ruim’ ou desconfortável no início, mas é essencial ter alguém para conduzir esse processo internamente e que “puxe o time” para cima, levando segurança para as equipes e tirando as dúvidas quando necessário.

  • Siga o plano, por mais difícil que pareça: ter uma pessoa responsável pelas mudanças é importante. Esse profissional deverá ‘cobrar’ quando os processos não forem seguidos, esclarecer possíveis desalinhamentos, ajudar nas dificuldades e acompanhar o dia a dia para garantir o bom andamento das rotinas. Caso contrário, a chance de dar errado é muito alta.

Até o final deste ano, novos ajustes devem ser feitos para deixar a operação cada vez mais “redonda” e de acordo com a nossa realidade. O importante é entender que esse é um modelo vivo e que não há problema em precisar alterar processos para que funcione bem. 

Além disso, é essencial que a empresa esteja aberta para as dúvidas, os questionamentos e as sugestões de todos os profissionais. Afinal, eles estão ativamente envolvidos na operação e conseguem compreender rapidamente o que pode não fazer sentido no dia a dia. 

Além de sempre prezar pelo diálogo aberto, aqui na Lume, em junho deste ano, fizemos a Pesquisa de Clima 2022. Foi uma oportunidade para o time falar, individualmente e de maneira anônima, sobre as suas dificuldades e também sobre o que acreditam que deu certo. 

Essa é mais uma ferramenta para tirar bons insights para a operação e compreender os pontos fortes e fracos e, assim, conseguir definir ações para potencializar e melhorar a rotina interna da equipe Lume.

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