O estudo “The State of Systems of Agreement”, conduzido pela Forrester Consulting, mostrou que processos que envolvem tarefas manuais têm mais tendência a erros, trabalho e custo extra, além de atrasos na execução e entrega, se comparados com processos automatizados.
Essa pesquisa foi divulgada em 2019, mas nunca esteve tão atual. Dois anos depois, algumas empresas insistem em adotar processos manuais para tarefas que já deviam ter passado por importantes modernizações.
Quando falamos de análise de dados, controle e acompanhamento de resultados, processos manuais podem gerar uma grande dor de cabeça e, em casos extremos, afetar o faturamento de uma empresa.
Por que processos manuais podem ser um problema?
Imagine que a realidade de muitas empresas é a seguinte: existe um esforço e investimento gigantesco em ações de marketing e mídia paga, por exemplo. Porém, na hora de coletar os dados para mensurar essa performance, é uma equipe interna que faz esse trabalho manualmente, com profissionais alimentando planilhas diariamente.
O grande problema é que processos assim são falhos e a chance de uma planilha ser alimentada errada é enorme: ou porque cada dia esse profissional pega informações de fontes diferentes, ou porque fez confusão, ou simplesmente porque o ser humano comete erros e faz parte.
Ou seja: as lideranças têm grandes chances de acabarem tomando decisões importantes e estratégicas para a saúde da empresa baseadas em dados que não representam a realidade.
E convenhamos, em um mercado tão competitivo, correr o risco de tomar decisões em cima de dados pouco confiáveis não vale a pena, né?
Quais os benefícios dos processos automatizados?
O que faz a maioria das empresas não implementarem a automatização de processos é o investimento, o tempo e a dedicação que esse movimento pode exigir. Porém, os resultados a médio e longo prazo são enormes e o melhor: sustentáveis.
Para e-commerces, cujo objetivo principal é vender mais, ter uma visão do todo em tempo real é essencial, principalmente em campanhas focadas em grandes eventos como a Black Friday, por exemplo. Dependendo do tamanho da empresa e da quantidade de ferramentas usadas, a complexidade na coleta de dados aumenta muito.
Por isso, a automação desse processo é fundamental: as informações essenciais estão em um dashboard que atualiza em tempo real, sem a necessidade de alguém alimentando manualmente.
Isso gera uma tomada de decisão mais rápida e assertiva para reverter um resultado negativo, por exemplo, ou potencializar as estratégias que estão desempenhando bem.
Confira alguns benefícios da automação de processos
- Menor chance de erro.
- Tomada de decisões mais assertivas com base em números reais.
- Agilidade na tomada de decisões.
- Dados atualizados automaticamente.
- Resultados fáceis de serem visualizados em uma única tela.
- Facilidade para o cruzamento de diferentes informações.
- Mais produtividade.
- Redução de tarefas repetitivas.
- Maior conhecimento do mercado.
- Informações centralizadas em um único lugar.
- Transparência e controle.
Qual o primeiro passo para implementar processos automatizados?
Mudar metodologias de trabalho defasadas para a entrada de tecnologias e ferramentas inteligentes é um movimento mais fácil do que se imagina. Na Lume já desenvolvemos projetos de automação de processos para grandes clientes como Arezzo, Panvel, Grupo Herval, Piuka e Voelivre.
Esse tipo de inteligência não é só um facilitador de visões de dados, mas também de ações que os gestores podem tomar a partir dessa visualização. Aqui na Lume nós dividimos esses projetos em três importantes etapas:
- Entrevista para entender o que o cliente quer ver, o que é importante para ele e quais os gargalos que ele observa. Essa etapa é chamada de “Definição de KPIs e indicadores”.
- A segunda etapa envolve um trabalho mais técnico de Analytics, que é saber se essas informações que o cliente quer ver são possíveis de serem coletadas. Para isso, é feito um tagueamento no site para garantir que esses dados serão captados corretamente.
- A terceira e última etapa é a visão de dados: como essas informações serão mostradas para o cliente? E aí são várias as possibilidades como gráficos de pizza, tabelas, gráficos de barra, entre outras.
A partir disso, é montado um dashboard com todas as informações necessárias, criando uma visão de dados fácil, intuitiva e muito completa, o que possibilita análises de diferentes formas, navegando por dia, mês, ano, semanas, entre outras, tudo de maneira automática e em tempo real.
Muitas empresas preferem fazer esse processo internamente, mas para isso é preciso saber se você tem profissionais capacitados para a construção e condução desse projeto. Na dúvida, busque a ajuda de uma consultoria parceira.
Afinal, traduzir essas informações é uma tarefa complexa e que exige a atuação de profissionais qualificados. Caso contrário, se torna uma automação pouco assertiva e que não possibilita a tomada de decisão inteligente, trazendo o efeito contrário.
Outro ganho significativo de processos automatizados é que, manualmente, provavelmente existam muitas informações que os gestores nem têm acesso, pois nem sabem que é possível analisar ou, até mesmo, nunca haviam solicitado.
A automação de processos possibilita uma visão de diferentes níveis de informações: gerencial, operacional e estratégico. Mas, para que tudo isso ganhe forma e traga benefícios para a empresa, é essencial que seja visto como um investimento e não como um custo a mais.
Quais tipos de negócio podem automatizar os seus processos?
Qualquer nicho pode ter processos automatizados. O mais legal de tudo isso é que não precisa, necessariamente, ser um negócio online. Há muito tempo que dados estratégicos já podem ser coletados em lojas físicas.
Um exemplo: o gestor quer saber quais os dias e horários que a sua loja tem maior movimento. Existem equipamentos que monitoram quantas pessoas entram na loja em determinado horário, quais são os setores da loja que o público para por mais tempo e quais são os momentos mais movimentados no dia.
Tudo isso gera dados e, com essas informações, é possível montar um dashboard onde pode ser analisado, por exemplo, que em determinados horários é importante ter um caixa a mais na loja, pois o movimento é muito mais intenso. Outra informação que pode ser gerada é em qual setor as pessoas compram mais.
Um projeto da Lume entregue para um cliente do setor de calçados, em 2014, reuniu diversas informações do online para potencializar os resultados nas lojas físicas. O resultado foi super positivo. Conseguimos compilar e fornecer muitas informações estratégicas para as lojas físicas utilizarem no dia a dia para venderem mais.
Isso porque dados são munição para melhorar o atendimento ao cliente e ser mais assertivo na hora de oferecer um produto ao seu público, além de entregar um atendimento personalizado.
Como podemos te ajudar?
Se você entendeu a importância de abandonar o trabalho manual para processos tão estratégicos para o negócio, nós podemos te ajudar nisso. A Lume já entregou grandes projetos de automação para clientes importantes do mercado. Entre em contato com a gente e vamos conversar! 😉💡
